Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para la implementación de la ISO 30301

Bebeficios del MGD

Características y beneficios del Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos

Las Organizaciones generan y reciben una considerable cantidad de documentación como consecuencia y reflejo de las actividades necesarias para el cumplimiento de sus metas de negocio. Estos documentos no tienen únicamente importancia en la esfera interna de la organización, también tienen una dimensión externa, ya que garantizan tanto derechos como deberes, tanto de la administración como de los clientes, y pueden ser objeto de control, verificación y auditoría de las actuaciones desarrolladas por la administración.

De la actuación de las administraciones derivan un conocimiento documental que constituye una parte esencial de la toma de decisiones colectiva. Al tiempo, además, proporciona información de las competencias de la Administración de manera permanente, por lo que se debe prestar una especial atención al tratamiento, custodia y difusión de los documentos, sobre todo en un ámbito de colaborativos y acceso a la información.

La normalización de las políticas y de los procedimientos de la gestión de documentos asegura la adecuada atención y protección de los mismos y permite que los valores administrativos y la información que contienen puedan ser preservados y recuperados de un modo eficiente y más eficaz, al utilizarse prácticas y procesos normalizados basados en buenas prácticas. Como son las Normas ISO 30301.

Metodología

La metodología seguida en la elaboración de este Modelo consistió en:

  • La identificación de actuaciones y compromisos de su organización frente a las buenas prácticas
  • La búsqueda de respuestas a los tratamientos archivísticos que se elaboran parcialmente para conseguir un desarrollo global y útil a las distintas realidades
  • La recopilación de información mediante cuatro cuestionarios a las areas/dependencias donde se produce los documentos involucrados en el proceso Administrativos y Misonales, diseñados para obtener información de:
    • Directivos de la Organizacion
    • Jefes de Area o Dependencias
    • Técnicos del Manejo Documental

Política de Gestión Documental

Resumen

La implementación de una Política de gestión de documentos en el seno de una organización es una decisión  de las administraciones que debe alinearse con otros objetivos estratégicos de alto nivel político como son la política de Calidad, que incluye, el Acceso a la Información, el las buenas practicas administrtivas, ya que los documentos son  la base y el fundamento de las actividades de la organizacion  y el soporte de los principios administrativos y colaboración. Los documentos correctamente gestionados son también un valor añadido para las Administraciones ya que permiten a una organización evaluar el impacto de sus proyectos, mejorar los procesos de trabajo y compartir conocimientos entre diferentes áreas o dependencias e instancias con clientes. Además, los documentos protegen los derechos e intereses legales de la compañia y hacen a los empleados responsables de sus acciones, sin olvidar, que los documentos de conservación permanente van a documentar la gestion del conocimiento de la compañia.

Finalidad

La finalidad  proporcionar líneas de actuación para articular una  correcta Política de gestión de documentos y archivos mediante la asignación de responsabilidades, tanto directivas como profesionales, y la definición de objetivos, estrategias, proyectos, programas, procesos, requisitos y controles de evaluación de la gestión de documentos dentro del ámbito competencia de la organización o institución. Su propósito es que sea de utilidad para las organizaciones que necesiten gestionar sus documentos y sistemas de información y proporcionar una visión general de los procesos y factores, que las organizaciones que deseen abordar una Política de gestión de documentos eficiente, deberán tener en cuenta. También  es de utilidad para organizaciones o instituciones que deseen rediseñar o mejorar el sistema  de gestión de documentos ya existente

¿Qué es la Política de Gestión Documental?

Una Política de gestión de documentos y archivos puede ser definida como una declaración de intenciones en la que se exponen las grandes líneas de actuación y los objetivos que una organización quiere alcanzar en relación a la gestión de los documentos que produce o recibe en el ejercicio de sus funciones y actividades, pudiéndose incluir en la misma, un resumen del plan de actuación y de los procedimientos para conseguirlo.