Gráfico de nivel de cumplimiento

Instrumento de Diagnóstico

En este instrumento podemos observar las ocho secciones de implementación en las que se desarrolla el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos. Las  operacionales se visualizan en este esquema de un color más claro que las  Implementación gerenciales.

Descripción

El instrumento contiene 8 secciones las cuales ayudan a diseñar el modelo de gestión documental en la organización. Inicalmente la fese de inicio es explorar el nivel actual de la compañia con respecto a las buenas practicas. Una vez identificado el estado actual se desarrollan los diferentes entregables que ayudan a la alta dirección en idear unas estrategias de implementación.  Las siguientes son las secciones de trabajo diseñadas en el instrumento:

  • Política documental: Es un documento que se desarrolla como borrador para la organización y el cual debe ser implementado con la ayuda de la alta dirección y comtenpla un plan de costos anuales, una matriz de responsabilidades, plan de capacitación, plan de comunicaciones y los procedimientos archivisticos de cada proceso de negocio.
  • Administración Electrónica: Es sección se desarrolla un modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestion documental electronico. En DOMIS se tiene implementado un modelo estandar de las comunicaciones empresariales como oficiales, la primera en empresas privadas y la segunda para entidades públicas.
  • Organización Documental : En esta sección su objetivo principal es desarrollar el modelo de organización de los documentos, sirve como apoyo para la construcción de los cuadros de clasificación y las tablas de retención documental asi como para las TVD.
  • Control de Acceso: En esta sección se inspeccionan elementos de seguridad de la información que ayudan a la elaboración de un plan de riesgos.
  • Control fisico y conservación : En el control fisico y conservación es una sección importante en las organizaciones, los elementos inspeccionados ayudan al desarrollo de plan de riesgos, como los riesgos que esta expuesta los documentos fisicos.
  • Guia del Servicio: En esta sección ayuda a la organización a generar elementos que se deben incluir en la politica documental para el uso interno y externo de los documentos.
  • Gestión del Conocimiento: En esta sección se desarrollan los diferentes elementos que ayudan a que la organización se mas efeciente en la implementación de formas de trabajo innovadoras como son el teletrabajo y el trabajo colaborativo.

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